Formatowanie pracy licencjackiej lub magisterskiej jest ważnym elementem przygotowania dokumentu do oddania. Nawet dobrze napisana praca może wyglądać nieprofesjonalnie, jeżeli ma niespójne marginesy, przypadkowe odstępy, różne czcionki albo nieprawidłowo przygotowane nagłówki.
Nie istnieje jednak jeden uniwersalny sposób formatowania wszystkich prac dyplomowych. Poszczególne uczelnie, wydziały, instytuty, a czasami nawet promotorzy mogą określać własne wymagania. Dlatego przed rozpoczęciem formatowania należy zawsze sprawdzić aktualne wytyczne obowiązujące na danym kierunku.
W tym artykule przedstawiamy najważniejsze zasady, które pomogą uporządkować pracę licencjacką lub magisterską i przygotować ją do złożenia.
Od czego zacząć formatowanie pracy?
Największym błędem jest formatowanie każdego fragmentu dokumentu osobno. Przy dłuższej pracy szybko prowadzi to do niespójności.
Najlepiej najpierw ustalić podstawowe parametry dokumentu:
- rodzaj i wielkość czcionki,
- marginesy,
- odstępy między wierszami,
- sposób wyrównania tekstu,
- wcięcia akapitowe,
- sposób numerowania stron,
- wygląd nagłówków,
- sposób formatowania tabel i rysunków,
- sposób tworzenia przypisów,
- sposób przygotowania bibliografii.
Dopiero po ustaleniu tych elementów warto przejść przez cały dokument.
Jaką czcionkę wybrać?
W pracach dyplomowych często stosuje się czcionki takie jak Times New Roman, jednak nie należy przyjmować tego jako uniwersalnej zasady.
Jeżeli wytyczne uczelni wskazują konkretną czcionkę, należy zastosować właśnie ją.
Ważniejsza od samego wyboru kroju pisma jest konsekwencja.
Jeżeli tekst główny jest zapisany jedną czcionką, nie należy przypadkowo zmieniać jej w kolejnych rozdziałach.
Podobnie należy zachować spójność w przypadku:
- nagłówków,
- przypisów,
- tabel,
- podpisów pod rysunkami,
- bibliografii.
Jaki rozmiar czcionki zastosować?
Rozmiar czcionki również powinien wynikać przede wszystkim z wytycznych uczelni.
W wielu pracach tekst główny jest przygotowywany w rozmiarze 12 pkt, ale nie należy traktować tej wartości jako obowiązującej dla każdej pracy.
Nagłówki mogą mieć większy rozmiar, natomiast przypisy i niektóre elementy pomocnicze mogą być mniejsze.
Najważniejsze jest zachowanie hierarchii:
tytuł rozdziału → podrozdział → tekst główny → przypis
Dzięki temu dokument jest łatwiejszy do czytania.
Jak ustawić marginesy?
Marginesy powinny odpowiadać wymaganiom uczelni.
W przypadku prac drukowanych szczególne znaczenie może mieć margines po stronie oprawy. Jeżeli wytyczne przewidują różne wartości dla poszczególnych stron, należy zastosować dokładnie określone parametry.
Nie warto zmieniać marginesów tylko po to, aby sztucznie zwiększyć lub zmniejszyć liczbę stron pracy.
Liczba stron powinna wynikać z rzeczywistej zawartości dokumentu, a nie z manipulowania ustawieniami formatowania.
Jaki odstęp między wierszami?
W pracach dyplomowych często stosuje się większy odstęp między wierszami niż standardowy pojedynczy.
Popularnym rozwiązaniem jest interlinia 1,5, ale ponownie — decydujące są wymagania konkretnej uczelni.
Warto zwrócić uwagę również na odstępy:
- przed nagłówkami,
- po nagłówkach,
- między akapitami,
- przed i po tabelach,
- przed i po rysunkach.
Nie należy używać wielu pustych wierszy do uzyskania odpowiedniego wyglądu strony.
Jak prawidłowo tworzyć akapity?
Akapity powinny być formatowane w sposób jednolity.
Jeżeli wymagane jest wcięcie pierwszego wiersza, najlepiej ustawić je w parametrach akapitu zamiast tworzyć je za pomocą spacji.
Nie należy również używać wielokrotnie klawisza Enter w celu przesuwania tekstu na kolejną stronę.
Do tego służą odpowiednie ustawienia akapitu oraz podziału strony.
Jak formatować nagłówki?
Nagłówki powinny tworzyć logiczną hierarchię.
Przykładowo:
1. Rozdział główny
1.1. Podrozdział
1.1.1. Kolejny poziom
Nie należy tworzyć numeracji ręcznie w każdym nagłówku, jeżeli dokument ma być później automatycznie aktualizowany.
W programie Word warto korzystać ze stylów nagłówków.
Dzięki temu można:
- zachować spójny wygląd dokumentu,
- automatycznie tworzyć spis treści,
- szybko zmienić format wszystkich nagłówków danego poziomu,
- aktualizować strukturę dokumentu.
To szczególnie ważne w przypadku długich prac.
Jak stworzyć automatyczny spis treści?
Jeżeli nagłówki zostały prawidłowo oznaczone stylami, program Word może automatycznie wygenerować spis treści.
Jest to znacznie lepsze rozwiązanie niż ręczne wpisywanie nazw rozdziałów i numerów stron.
Automatyczny spis treści można później zaktualizować po wprowadzeniu zmian w dokumencie.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o samym tworzeniu spisu treści, zobacz również artykuł:
„Jak stworzyć spis treści do pracy dyplomowej?”
Jak numerować strony pracy?
Numeracja stron powinna być zgodna z wymaganiami uczelni.
W niektórych pracach numer strony pojawia się już od pierwszej strony dokumentu, ale nie jest widoczny na stronie tytułowej. W innych przypadkach stosowane są odmienne rozwiązania.
Do uzyskania takiego efektu w Wordzie można wykorzystać między innymi:
- podział dokumentu na sekcje,
- ustawienia nagłówków i stopek,
- opcję „Inne na pierwszej stronie”.
Nie należy usuwać numerów stron ręcznie z każdej strony.
Jak formatować tabele?
Każda tabela powinna być czytelna i odpowiednio opisana.
W zależności od wymagań uczelni może zawierać:
Tabela 1. Tytuł tabeli
Następnie właściwą tabelę oraz ewentualne źródło:
Źródło: opracowanie własne.
Jeżeli dane pochodzą z zewnętrznego źródła, należy wskazać odpowiednie źródło zgodnie z zasadami przyjętymi w pracy.
Ważne jest również zachowanie jednolitego sposobu numerowania wszystkich tabel.
Jak formatować wykresy i rysunki?
Podobne zasady dotyczą wykresów, schematów, fotografii i innych elementów graficznych.
Każdy element powinien mieć odpowiedni numer oraz podpis.
Przykładowo:
Rysunek 1. Struktura badanej grupy
Pod grafiką można umieścić:
Źródło: opracowanie własne.
W całej pracy należy stosować jeden sposób numerowania i opisywania elementów graficznych.
Jak prawidłowo stosować przypisy?
Sposób przygotowania przypisów zależy od zasad przyjętych przez uczelnię.
W zależności od wymagań mogą być stosowane między innymi przypisy dolne lub system autor-data.
Nie należy mieszać kilku różnych sposobów cytowania w jednej pracy bez uzasadnienia.
Przy każdym źródle trzeba również zachować odpowiednią konsekwencję dotyczącą:
- kolejności informacji,
- zapisu autora,
- tytułu publikacji,
- roku wydania,
- numeru strony,
- adresu internetowego, jeżeli jest wymagany.
Jak przygotować bibliografię?
Bibliografia powinna być spójna z systemem cytowania zastosowanym w pracy.
Należy sprawdzić, czy wszystkie źródła wykorzystane w tekście zostały odpowiednio ujęte w bibliografii oraz czy nie znajdują się w niej pozycje, do których praca w ogóle się nie odwołuje, jeżeli regulamin uczelni wymaga zgodności tych zestawień.
W przypadku dużej liczby źródeł warto korzystać z narzędzi umożliwiających zarządzanie bibliografią zamiast ręcznie poprawiać każdą pozycję.
Jak uniknąć pustych stron i niepotrzebnych odstępów?
Jednym z częstych problemów podczas końcowego formatowania jest pojawianie się pustych stron.
Najczęściej przyczyną są:
- wielokrotne użycie klawisza Enter,
- nieprawidłowe podziały stron,
- podziały sekcji,
- ustawienia akapitów,
- ręcznie wstawione znaki końca strony.
Zamiast usuwać problem przypadkowymi zmianami formatowania, warto włączyć w Wordzie znaki niedrukowane.
Pozwala to zobaczyć, co faktycznie znajduje się w dokumencie.
Czy formatowanie wpływa na liczbę stron?
Tak. Zmiana:
- rozmiaru czcionki,
- interlinii,
- marginesów,
- odstępów,
- wielkości nagłówków
może znacząco zmienić liczbę stron.
Nie należy jednak dostosowywać formatowania wyłącznie po to, aby osiągnąć określoną liczbę stron.
Jeżeli uczelnia wymaga określonej objętości pracy, należy przede wszystkim zadbać o jej merytoryczną kompletność.
Najczęstsze błędy w formatowaniu prac dyplomowych
Przed oddaniem pracy warto sprawdzić przede wszystkim:
- czy w całym dokumencie stosowana jest ta sama czcionka,
- czy nagłówki mają jednolity wygląd,
- czy zachowana jest właściwa hierarchia nagłówków,
- czy spis treści odpowiada rzeczywistej strukturze pracy,
- czy numery stron są prawidłowe,
- czy wszystkie tabele i rysunki mają podpisy,
- czy źródła zostały opisane zgodnie z wymaganiami,
- czy przypisy są spójne,
- czy bibliografia jest poprawnie przygotowana,
- czy nie występują puste strony,
- czy nie ma przypadkowych podwójnych spacji i pustych akapitów.
Lista kontrolna przed oddaniem pracy
Przed wysłaniem pracy do promotora lub złożeniem jej w dziekanacie warto wykonać końcową kontrolę.
Dokument
- właściwa czcionka,
- właściwe marginesy,
- prawidłowa interlinia,
- prawidłowe wyrównanie tekstu,
- prawidłowe akapity.
Struktura
- wszystkie rozdziały mają właściwe nagłówki,
- numeracja jest spójna,
- spis treści odpowiada treści pracy,
- numery stron są aktualne.
Tabele i rysunki
- wszystkie elementy mają numery,
- wszystkie mają odpowiednie tytuły,
- źródła zostały podane,
- odwołania do nich znajdują się w tekście.
Przypisy i bibliografia
- jeden system cytowania w całej pracy,
- przypisy są kompletne,
- bibliografia jest spójna,
- źródła wykorzystane w pracy zostały prawidłowo wskazane.
Podsumowanie
Dobre formatowanie pracy licencjackiej lub magisterskiej powinno przede wszystkim zapewniać czytelność, spójność i zgodność z wymaganiami uczelni. Nie ma sensu stosować efektownych rozwiązań, jeżeli są sprzeczne z wytycznymi dotyczącymi przygotowania pracy.
Najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie podstawowych parametrów dokumentu na początku pracy, korzystanie ze stylów Worda oraz konsekwentne stosowanie tych samych zasad w całym dokumencie.
Przed oddaniem pracy warto również przeprowadzić końcową kontrolę całego dokumentu. Pozwala ona wychwycić błędy, które łatwo przeoczyć podczas samego pisania.
Pamiętaj: wytyczne uczelni mają pierwszeństwo przed ogólnymi zasadami formatowania. Jeśli regulamin wymaga konkretnej czcionki, marginesów, interlinii, sposobu tworzenia przypisów lub numerowania stron, należy zastosować właśnie te wymagania.